Le piccole aziende e l’informatica: un approccio spesso difficile

Quante volte leggiamo sui vari siti legati all’informatica aziendale dei proclami tipo, il prodotto X o l’azienda di consulenza Y:
“è la soluzione a tutti i bisogni delle imprese che vogliono ad abbattere i costi aziendali, aggredire il mercato, innovare i propri processi produttivi attraverso la ricerca l’innovazione tecnologica”.

Non sono un imprenditore, ma starei ben distante da proclami di questo genere o comunque li affronterei con un sano scetticismo.
Esistono molte statistiche sui progetti informatici che dimostrano quanto la maggioranza di essi si concludano con un fallimento o, per lo meno, con marcati ritardi; studi di “The Standish Group” evidenziano come tra i progetti IT condotti nel 2004 solo il 29% ha avuto successo [CIO.com].
E’ una percentuale evidentemente troppo bassa, chi investe in “tecnologia” deve pensarci molto bene, ma non solo.

E per chi fa tecnologia?
Penso che nessuno ami trovarsi nella situazione di lavorare per un progetto che probabilmente non avrà vita o che non avrà alcuna utilità.
Questo è soprattutto vero quando le aziende sono piccole, gli investimenti in IT sono esigui e le speranze che si ripongono in essi sono sproporzionatamente alte.

L’approccio che molti imprenditori seguono è quello del “se è andato bene a lui, andrà bene anche a me” e quindi si fidano dei prodotti standardizzati ma, poi, si ritrovano fra le mani dei sistemi che complicano la gestione della loro attività più che semplificarla.
Risultato? La piccola azienda acquista un programma per la “gestione del magazzino in scatola” (tanto per fare il classico esempio) investendo un po’ di euro per poi accorgersi che il “suo magazzino” non potrebbe essere mai gestito così come previsto dal pacchetto acquistato; quindi spreco dei pochi euro e del tanto tempo investito a capire perchè “la scatola con dentro il software” non fa quello che serve.

Altri imprenditori, invece, sanno di essere delle “entità uniche e particolari” e quindi partono immediatamente assoldando il consulente tuttofare che produrrà dei sistemi ad hoc.
Risultato? La mini-azienda trasferisce il suo modo di lavorare cartaceo e tradizionale utilizzando l’informatica. Purtroppo un sistema informatico è cosa diversa dalla carta. I documenti tradizionali non si condividono, si fotocopiano; i dati conservati in un ufficio tradizionale restano in quell’ufficio e nessuno immagina di poterci fare delle statistiche se non con l’ausilio di una calcolatrice per motivi fiscali; le informazioni viaggiano ad una velocità altissima (quella della voce) e purtroppo il più delle volte scompaiono con altrettanta rapidità senza lasciare alcun segno.

Come molte volte accade la soluzione sta in mezzo.
L’informatica deve innovare non “copiare”. Innovare significa innanzitutto pensare come, attraverso nuovi strumenti, sarà possibile modificare e standardizzare il modo di lavorare in modo da renderlo più efficiente, più efficace e, perchè no, più leggero e divertente. A nessuno piace fare fotocopie di un documento e poi spedirle via fax, un banale strumento come l’e-mail cambia drasticamente questo modus operandi: non stampo, non fotocopio, non invio fax… semplicemente clicco ed invio;la natura ringrazia, i fondi allocati per la cancelleria anche ed il mio ego sta meglio.

Quante aziende basano i loro dati su qualche centinaio di fogli Excel tenuti un po’ da quell’impiegato e un po’ dall’altro? E quante volte si sente “mi invii il tuo foglio di Excel?”. Senza nulla togliere ai bellissimi fogli elettronici (spina dorsale della nostra micro-economia informatica) un database centralizzato potrebbe risolvere elegantemente tutto questo facendo in modo che i dati su cui lavora il dipendente A siano immediatamente condivisi con tutta l’azienda e, magari, visibili da Web dal titolare o da altre persone chiaramente in modo autenticato, sicuro e rispettoso di ogni normativa.

E dove si risparmia con tutto ciò?
I risparmi sono sia economici sia di tempo. Il lavoro su un determinato tipo di informazione viene fatto una volta sola e correttamente, i dati sono tra loro coerenti ed omogenei, ciascuna persona vi può accedere senza dipendere da altre (”mi invii il tuo file Excel” prevede che ci sia qualcuno dall’altra parte… e se fosse in ferie?).
Ma chi ci guadagna di più sono i processi aziendali che diverrebbero standard, veloci, condivisi e, molto probabilmente, il lavoro di tutti sarebbe meno stressante se le parti più noiose e divertenti le facesse una macchina.

Le grandi e le medie aziende questo lo hanno capito da decenni, le piccole imprese lo stanno adottando in modo massiccio ma molte micro-imprese vivono ancora in “mezzo ai fogli” di carta o di Excel che essi siano.

Nei prossimi articoli si cercherà di proporre delle alternative o la descrizione di casi in cui questi tipi di problemi sono stati risolti senza un eccessivo impegno di risorse.

Ultimi 5 articoli di Ivan Codarin