GTD (getting things done) – Gestire il tempo

Autore: Carlo Bongiovanni
Pubblicato il 16 marzo 2008

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Un orologio svizzero e la sua precisione ci permette di misurare in maniera perfetta il tempo, ma soprattutto ci ricorda che siamo sempre in ritardo. E tanti sono gli stress giornalieri a causa dei ritardi, nel lavoro e nella vita.
Diventa così chiaro che il riuscire ad organizzare il proprio tempo diventa la chiave per risolvere gli stress ed avere una vita di successo!

Da anni gli esperti si arrovellano nella ricerca alla soluzione del problema della gestione del tempo: i più comuni sono quelli che comportano l’avere una lista di azioni da compiere, ordinate secondo una priorità di tempo.
Un’altro approccio è il cosiddetto metodo di Eisenhower, in cui tutti i compiti sono valutati secondo i criteri di importanza e urgenza, ed inseriti in opportuni quadranti. I compiti che sono non-importanti e non-urgenti vengono rimossi, quelli che sono importanti e urgenti sono svolti immediatamente, quelli che sono non-importanti e urgenti vengono delegati e quelli che sono importanti e non-urgenti ricevono una data di svolgimento e vengono eseguiti personalmente. Si dice che questo metodo venisse seguito dal Presidente Americano Dwight D.Eisenhower.

Quello che vi voglio illustrare è un metodo elaborato da un certo David Allen che si chiama GTD – Getting Things Done. Alcuni accusano Allen di complessità, ma d’altronde la gestione del tempo è un’operazione molto complessa, e così per semplificare un evento complesso, abbiamo bisogno di un sistema complesso:

L’analisi che compie spiega che le attività si presentano a noi in maniera complessa, e che nostro compito è quello di modularizzarle attraverso una classificazione appropriata. Tale classificazione non si deve basare sull’azione, ma sul luogo/momento, o meglio seguendo questi quattro criteri:

il contesto; il tempo disponibile; l’energia disponibile; la priorità.

Una causa della poca produttività è poi causata dalle interruzioni, che possono essere anche nuovi compiti da svolgere, piuttosto che email o telefonate a cui rispondere.
Per questo bisogna schermarsi da esse, segnarle da parte, per poi dedicarsi alla loro classificazione. Nella parte della classificazione ci si occupa di suddividere i compiti in base ai criteri descritti, per inserirle in opportune liste.
Possiamo definire quante liste vogliamo, ma il metodo da lui descritto ne utilizza sei:

1. runaway: lista delle azioni correnti
2. current projects: progetti a breve termine
3. areas of responsibility: aree chiave in cui raggiungere risultati, 10-15 aree
4. goals: obiettivi entro 1-2 anni
5. visions: previsioni entro 3-5 anni
6. life: why? (obiettivi da perseguire nella vita)

Ognuna delle liste qui sopra si compone di sezioni interne, o categorie, suddivise in base al luogo:

• telefono
• email
• pc
• web
• casa
• città
• people
• etc.

L’obiettivo è quello di categorizzare le attività, inserendole in una lista a seconda dei criteri di scelta illustrati sopra, ed inserendole all’interno della categoria che si lega maggiormente all’attività suddetta.

Durante l’elaborazione della lista, bisogna seguire questo flusso di lavoro:

Inizia dalla cima.
Occupati di un elemento alla volta.
Non rimettere mai niente nella lista, se è iniziata.
Se un elemento richiede un’azione
falla subito e basta (se richiede meno di 2 minuti),
delegala,
oppure rimandala.
Altrimenti,
archivialo per riferimento,
buttalo, oppure
tienilo da parte per una eventuale azione successiva.

A tutta l’elaborazione qui sopra, applico la regola dei 2 minuti: se è richiesto meno di 2 minuti per fare qualcosa, farla e basta è la strada giusta.

Proviamo a descrivere come avviare sè stessi all’applicazione del GTD.
Possiamo delineare una fase di startup nella quale mi avvicino alla scrivania (generalmente molto incasinata) e cerco di fare ordine utilizzando il GTD. Quindi prendo ogni singolo oggetto presente e lo categorizzo in questo modo:

L’oggetto appartiene ad un progetto corrente?
Si -> Lo inserisco nella lista dei progetti correnti, assegnandolo alla categoria che maggiormente lo rappresenta
No -> Lo catalogo come progetto terminato, salvandolo in un raccoglitore o un contenitore di qualunque tipo
Itero il passaggio sopra descritto.

A seguito di questa fase avrò per prima cosa una scrivania pulita, quindi avrò una lista di progetti categorizzati in modo opportuno.
Ogni volta che mi sposterò avrò con me questa lista, e qualunque attività della mia vita sarà categorizzata in modo che vi possa dedicargli il giusto tempo.
Per l’aggiornamento delle liste dedicherò 20 minuti al giorno, classificando i nuovi problemi ed inserendoli nella categoria che meglio li descrive.

Questo metodo segue molto lo stile americano, in cui il business è la cosa più importante della vita, anche maggiore degli affetti personali.
E’ tuttavia un metodo che può aiutare a capire in che modo gestire il proprio tempo, operazione dalla quale non possiamo prescindere.